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Permette di archiviare affitti (con i relativi soggetti e dati collegati) secondo alcuni criteri e le unità non più in gestione. L'archiviazione è utile per "alleggerire" il database del programma da dati vecchi o non più pertinente. Per aprire un archivio utilizzare la voce Apri archivio che trovate sempre nella scheda Configurazione del menù del programma.
Attenzione: gli affitti archiviati e cancellati dal database del programma non possono essere recuperati o re-trasferiti dall'archivio verso il database.
Ecco di seguito la spiegazione delle diverse opzioni:
Percorso
Percorso completo del database d'archivio. Predefinitamente viene messo il nome "gaa-archivio.mdb" nella cartella del programma. Il percorso può essere al di fuori della cartella del programma (es: una chiave USB) e viene salvato una volta cambiato. Premere il pulsante in fondo per aprire la finestra standard di Windows per la selezioni dei file.
Date
L'opzione "Conclusi alla data" fa visualizzare a fianco un campo con la data. In questo caso vengono archiviati (ed eliminati dal database del programma) tutti gli affitti la cui data di fine è uguale o precedente alla data specificata. L'opzione "Nessun vincolo di data" è utile soltanto se vengono impostati degli altri criteri per i restanti campi.
Stato
Seleziona gli affitti, oltre agli altri criteri, se sono "chiusi". Per "chiusi" si intendi gli affitti per cui è stata eseguita l'operazione di Chiusura (voce del menù della finestra affitto).
Unità
Seleziona gli affitti di unità che "non sono più in gestione". Per "non in gestione" si intendono le unità per cui è stata segnato la fine del possesso o della gestione cliccando sul relativo pulsante della scheda "Dati di gestione" della scheda Anagrafica dell'unità immobiliare.
Contrassegno
Permette di selezionare soltanto quelli affitti che hanno la spunta "Contrassegnato" nel pannello Dati della scheda Anagrafica dell'affitto.
Archivia e cancella i movimenti di Prima Nota contrassegnati
I movimenti non legati ad alcun affitto o unità immobiliare in cui ci sia la spunta "Segnato" verranno archiviati e successivamente cancellati dal database del programma.
Cancella dal database i soggetti archiviati ma NON presenti in altri contratti o anagrafiche
Nel caso di un locatore di una unità non più in gestione (le uniche che vengono cancellate durante l'archiviazione) che non è legato più ad alcuna unità (sia come proprietario o ex-proprietario) allora viene cancellato. Nel caso di un conduttore di un affitto archiviato che non è più legato ad un altro affitto (in qualità di conduttore, garante o ex-conduttore) allora viene cancellato.
Se è già stata fatta una archiviazione allora comparirà in basso un collegamento un blu con la scritta Ripristina ultima archiviazione. Cliccandoci il programma rimetterà l'archivio e il database del programma presenti prima dell'ultima archiviazione. Attenzione: se nel frattempo avete lavorato sul programma tutti i dati andranno persi. Questa funzionalità è utile come ripensamento dell'archiviazione dopo aver verificato i dati archiviati o eliminati.
Alla fine del processamento compare la seguente scheda. Cliccando sul collegamento in blu verrà aperto un file testo con i dettagli di cosa è stato archiviato e/o eliminato. Per rendere effettive le modifiche sia sull'archivio sia sul database del programma, dovete cliccare sul pulsante Conferma.
