Grazie al connettore per Claude, l'intelligenza artificiale di Anthropic, i dati si inseriscono in Gestione Affitti partendo direttamente dai documenti, e si possono fare domande sui dati del programma come a un collega. Basta scrivere in Claude Desktop, allegando il documento quando serve, ad esempio: «Inseriscimi in DATOS il contratto allegato» oppure «Chi non ha ancora pagato la rata di ottobre?».

Inserimento dai documenti

• Inserimento di un contratto di locazione in qualsiasi formato leggibile da Claude (PDF, scansione, Word, ecc.): vengono creati l'unità immobiliare, i locatori, i conduttori e l'affitto, con canone, durata, cadenza delle rate e percentuale di aggiornamento ISTAT. L'affitto resta tra le locazioni da completare, così l'operatore lo rivede e lo conclude con la procedura guidata del programma.
• Unità immobiliare e proprietari da visura catastale: dati catastali dell'immobile e titolari con le rispettive quote di proprietà, usufrutto o nuda proprietà.
• Anagrafica di locatori e conduttori persone fisiche dalla carta d'identità, dal passaporto, dalla patente, dal permesso di soggiorno o dal codice fiscale: insieme ai dati anagrafici e alla residenza vengono salvati gli estremi del documento d'identità e la cittadinanza; data, comune o stato di nascita vengono ricavati, se mancano, dal codice fiscale.
• Anagrafica di società ed enti dalla visura camerale: ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, sede, PEC, camera di commercio, REA e il legale rappresentante.
• Nessun doppione: soggetti e unità immobiliari già presenti vengono riconosciuti (dal codice fiscale, dalla partita IVA o dai dati catastali) e collegati; i dati mancanti vengono completati, quelli diversi solo segnalati.

Consultazione dei dati

• Ricerca e riepilogo degli affitti per conduttore, locatore o immobile: contratto, immobile, parti con i recapiti, durata, canone, cedolare secca, aggiornamenti ISTAT, rate non saldate e ultimi pagamenti.
• Rate non pagate e solleciti: gli insoluti per affitto o per conduttore, con il codice di ogni rata; Claude scrive le lettere di sollecito con i dati del programma.
• Incassi di un periodo, per affitto o per locatore in base alle quote di proprietà, con le cauzioni a parte.
• Scadenze: fine del contratto e ultimo giorno per la disdetta, aggiornamenti ISTAT da fare, annualità e proroghe da registrare, rate da versare al condominio.
• Controllo dei dati: codici fiscali mancanti o sbagliati, documenti d'identità scaduti, dati catastali mancanti, quote di proprietà che non tornano, contratti senza estremi di registrazione, affitti senza conduttori o da completare, conduttori senza recapiti.

Operazioni dai documenti

• Incassi dall'estratto conto: Claude abbina i bonifici alle rate, dal codice rata indicato nella causale o dal nome di chi paga, segnala i pagamenti parziali o dubbi e prepara il file da caricare con l'Aggiunta veloce pagamento, dove l'operatore controlla e registra i pagamenti.
• Gestione condominiale dal preventivo: l'esercizio dell'unità immobiliare con le quote del proprietario e dell'inquilino, il saldo precedente e le rate da versare al condominio, che compaiono nello scadenzario.
• Consuntivo e conguaglio: dal consuntivo si completa l'esercizio e Claude calcola il conguaglio dell'inquilino, da addebitare poi nel programma.
• Fatture dei fornitori: il fornitore viene cercato o creato dalla partita IVA; la fattura viene intestata al locatore e collegata all'unità immobiliare o all'affitto, con le voci, l'IVA, l'eventuale ritenuta e le scadenze di pagamento.

Sempre sotto controllo

• Prima di salvare Claude mostra un riepilogo con i dati letti, gli avvisi e i dati mancanti, e scrive nel database solo dopo la conferma dell'utente.
• Claude non registra pagamenti né conguagli: prepara i dati, che l'operatore controlla e registra nel programma.
• Il connettore si installa in pochi passaggi in Claude Desktop: istruzioni per l'installazione ed esempi di utilizzo.

• Anagrafica completa per le unità immobiliari, i condomini o stabile di proprietà e i soggetti collegati (locatori, procuratori, conduttori e fornitori). Ognuno ha una scheda Allegati dove si può tenere qualunque tipo di documento
• Inserimento di locazioni attive, passive o in sublocazione. 
• Gestione delle locazioni in tutte le sue fasi, dalla proposta d'affitto alla chiusura, risoluzione, protratta locazione, proroga, rinnovo o subentri.
• Gestione della cedolare secca con le relative scadenze, modelli e comunicazioni.
• Possibilità di affittare porzioni di unità immobiliari dando una percentuale di locazione (es. spazi di un capannone, appezzamenti di terreni, ecc.). Altresì è possibile creare delle unità immobiliari che rappresentano delle porzioni di unità immobiliari accatastate (es. stanze di un appartamento, ecc.).
• Possibilità di collegare più unità immobiliari (pertinenze o altro) ad un contratto di locazione.
• Modelli di contratto con campi variabili che possono essere utilizzati per affitti di uguale o simile natura. Questa caratteristica permette al programma di fare la registrazione telematica con lo stesso testo del contratto stampato. È anche possibile personalizzarli per lingua (inglese, tedesco, francese e spagnolo).
• Possibilità di ricercare unità immobiliari sulla base dei criteri dei clienti e il loro salvataggio per successivi incroci con unità immobiliari nuove o modificate.

• Generazione del piano rateale sulla base della cadenza e gli importi (canone, spese condominiali e altri importi). Inoltre vengono gestiti i seguenti casi particolari:
  • Giorno di scadenza rata diverso da quello dell'inizio locazione.
  • Prima rata diversa dalla decorrenza dell'affitto.
  • Cadenze anno solare con eventuali conguagli per gli aggiornamenti ISTAT. Esempio di trimestrale anno solare con giorno di scadenza 1° del mese: 1° gennaio - 1° aprile - 1° luglio - 1° ottobre.
  • Cadenze stagionali, sono quelle che generano delle rate mensili per un certo numero di mesi a partire dal mese della prima rata. L'importo della rata è rapportato tra il canone annuo e il numero di rate.
  • Canoni a scaletta negli anni con o senza aggiornamenti ISTAT e la possibilità di esprimerli anche come "Canone originale - Sconto".
  • Gestione delle rinegoziazioni di canone (in diminuzione o in aumento) con la registrazione telematica o la stampa del modello RLI.
  • Gestione delle variazioni arbitrarie di canone tipiche dei contratti a canone sociale.
  • Operazione di conguaglio sul fatturato del conduttore nei contratti commerciali che lo prevedono.
  • Calcolo del canone basato su mensilità o su giorni effettivi.
  • Date di competenza rate basate sul giorno di scadenza rate, sul giorno di decorrenza della locazione oppure sul primo del mese.
  • Generazione di rate posticipate (utile nel caso d'affitto di terreni agricoli).
  • Cambio della cadenza delle rate con affitto in corso.
• Generazione delle rate passate tenendo conto degli aggiornamenti ISTAT.
• Aggiunta o modifica delle rate e i pagamenti (singolarmente o in gruppo).
• Ogni rata può avere un numero illimitato di importi.
• Possibilità di inserire importi negativi nelle rate; in questo modo si possono gestire gli importi da restituire ai conduttori. Questa funzionalità è essenziale per gestire quei casi dove sono i conduttori a fare le registrazioni oppure per restituire gli interessi sul deposito cauzionale od eventuali conguagli della gestione condominiale.
• Generazione di flussi CBI MAV, RI.BA e SEPA Direct Debit (SDD) con verifica dei pagamenti fatti con il flusso di ritorno. La generazione può essere fatta anche per affitti non in gestione completa; cioè quegli affitti in cui è il locatore ad incassare i pagamenti degli inquilini. Quindi basterà generare il flusso e inviarlo via mail al locatore perché lo sottoponga al suo homebanking.
• Generazione dei flussi SEPA Credit Transfer (SCT) per i bonifici degli affitti nella gestione passiva, il pagamento di spese condominiali e altri oneri
• Verifica del flusso di ritorno CBI dei bollettini freccia pagati. L'utente può stampare e/o inviare il bollettino freccia con il programma dopodiché con il flusso di ritorno segna i bollettini che sono stati effettivamente pagati.
• Analisi di flussi standard CBI di rendicontazione (CBI-RND-001) o di un file CSV con i movimenti di conto corrente per l'aggiunta in gruppo dei pagamenti ricevuti.
• La copertura dei saldi con i pagamenti può essere fatta in automatico (con le priorità di legge), suddivisa per tipologia d'importo oppure manualmente.
• I pagamenti possono essere aggiunti facilmente anche a partire dal codice della rata. Questo codice viene riportato come causale di eventuali bonifici nelle notifiche delle rate. Inoltre questo codice può essere letto con un lettore di codici a barre direttamente dal bollettino di pagamento.
• Notifica ai locatori dell'incasso via SMS o e-Mail.
• Gestione dell'accredito degli interessi sul deposito cauzionale: alla fine della locazione, insieme agli aggiornamenti ISTAT oppure all'inizio dell'anno solare.
• Addebito manuale degli interessi di mora oppure automatico con l'emissione delle rate (bollettini, fatture o avvisi di pagamento).

Scadenzario con le seguenti schede:

• Proposte d'affitto in scadenza
• Contratti da registrare
• Comunicazione d'ospitalità agli stranieri da consegnare
• Risoluzioni da registrare
• Subentri locatori da registrare
• Subentri conduttori da registrare
• Annualità e proroghe da registrare e pagare
• Imposta di registro annualità/proroga da addebitare al conduttore
• Rinegoziazioni canone da registrare
• Interessi sul deposito cauzionale da accreditare all'inquilino
• Comunicazione dei dati catastali o dell'opzione per cedolare secca da consegnare (Modello RLI).
• Comunicazioni di risoluzioni e proroghe da consegnare
• Aggiornamenti ISTAT
• Rate di pagamento in scadenza
• Bollettini o avvisi pagamento da emettere
• Rate da fatturare
• Flussi CBI da generare
• Flussi SEPA da generare
• Notifiche di cedolare secca da stampare e inviare ai conduttori
• Affitti insoluti con importi da saldare
• Conguagli sul fatturato conduttore da addebitare
• Rate di spese condominiali lato proprietario in scadenza da pagare
• Preavvisi di disdetta rinnovo o di fine locazione
• Locazioni per finire
• Fideiussioni in scadenza
• Permessi di soggiorno scaduti o in scadenza per i conduttori degli affitti in corso
• Attestati di Prestazione Energetica (APE) in scadenza

In ogni scheda ci sono dei pulsanti per eseguire delle operazioni relative alla scadenza (es: aggiornamento ISTAT, stampa del F24 ELIDE, RLI o registrazione telematica).

La scheda dei Promemoria permette di inserire dei promemoria (anche ricorrenti) da ricordare all'apertura del programma.

I promemoria si potranno collegare ad una unità immobiliare, un affitto oppure un condominio/stabile. Inoltre sarà possibile associare un modello di documento utente da stampare con il promemoria. Per informazioni dettagliate vi preghiamo di consultare la guida del programma:

https://www.datos.it/ga/help/promemoria.htm

• Tipo di indice da utilizzare: FOI, NIC (compresi i tabacchi), IPCA, Costo di Costruzione di Fabbricato Residenziale e FOI ASTAT (Istituto di Statistica della Provincia Autonoma di Bolzano - Autonome Provinz Bozen Südtirol Landesinstitut für Statistik).
• Definizione della percentuale sull'indice ISTAT da applicare (75%, 100%, ecc.)
• Scelta del mese di riferimento dell'indice con l'eventuale gestione del conguaglio.
• Anno della locazione a partire dal quale cominciare gli aggiornamenti.
• Cadenza degli aggiornamenti ISTAT: annuale, biennale o triennale.
• Possibilità di fare un aggiornamento cumulativo alla prima scadenza od utilizzare come anno di riferimento quello dell'inizio della locazione.
• Aggiornamenti ISTAT insieme ad una scaletta di canoni.
• Possibilità di modificare l'elenco generato degli aggiornamenti previsti per poter gestire situazioni particolari.
• Scaricamento automatico degli ultimi Indici ISTAT ufficiali.
• Calcolo e accredito degli interessi sul deposito cauzionale.
• Elaborazione in gruppo degli aggiornamenti in scadenza con la relativa stampa di tutte le notifiche.

• Registrazione telematica, con Entratel o FileInternet dei contratti d'affitto, delle annualità, delle proroghe, dei subentri, delle rinegoziazioni di canone e delle risoluzioni di contratto.
• Generazione di un file PDF/A, necessario alla registrazione telematica RLI, utilizzando Word (2007 o superiore) o LibreOffice.
• I nomi dei file generati vengono salvati per poter facilitare il riscontro con le ricevute rilasciate.

• Stampa di tutti i documenti legati agli affitti con la possibilità di personalizzarli. Integrazione con Microsoft Office e LibreOffice (suite per ufficio gratuita e in italiano). Inoltre c'è la possibilità di personalizzarli anche per lingua (inglese, tedesco, francese e spagnolo).
  • Proposta d'affitto
  • Contratto
  • Notifica d'aggiornamento ISTAT
  • Bollettino o Avviso di pagamento
  • Lettera di primo e secondo sollecito pagamento
  • Comunicazione di ospitalità per uno straniero o apolide
  • Delega per la registrazione del contratto
  • Modello RLI per la richiesta di registrazione del contratto di locazione e adempimenti successivi (proroga, cessione, risoluzione e conferma/revoca cedolare annualità).
  • Modello 69 per la richiesta di registrazione del contratto di comodato gratuito e le variazioni contrattuali.
  • Modello F24 ELIDE per i pagamenti delle registrazioni, della risoluzione del contratto, dei subentri e della proroga del contratto
  • Modello F24 per la registrazione di atti privati e il pagamento dell'IMU
  • Notifica di cedolare secca ai conduttori
  • Notifica di immobile locato all'amministratore di condominio
  • Denuncia di immobile non locato all'ufficio delle entrate
  • Dichiarazione cliente per la normativa antiriciclaggio
  • Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà
  • Delega alla registrazione telematica
  • Mandato per l'addebito SDD
  • Comunicazione di risoluzione anticipata e di proroga all'ufficio dell'Agenzia delle Entrate
  • Consenso per richiedere le posizioni INPS e INAIL.
  • Disdetta per scadenza legale del contratto
  • Disdetta del rinnovo del contratto
  • Richiesta di rinnovo fideiussione
  • Consenso sulla privacy
  • Fatture o copie conformi
  • Ricevute di pagamento
  • Verbale di consegna
  • Ricevuta di chiusura locazione
  • Lettere e fax generici per tutti i soggetti in anagrafica
  • Lettera di notifica all'ufficio IMU di registrazione,proroga e risoluzione di contratto agevolato
  • Lettera di notifica aggiornamento ISTAT al locatore
  • Modelli utente per qualsiasi tipo di stampa partendo dai dati in anagrafica.
  Personalizzazione con modelli specifici per locatore di riferimento. Per esempio si possono avere dei modelli di fattura o ricevuta specifici per ogni locatore.
  
• Stampa ed eventuale invio di bollettini o avvisi per emissione delle rate, personalizzabili dagli utenti:
  • Bollettino Freccia
  • Bollettino Postale (da stampare sul modello duplica copia fornito dalle poste)
  • Bollettino di bonifico in doppia e triplice copia su un foglio A4
  • Avviso di pagamento
• Stampa di modelli di documento creati dagli utenti (vedere filmato). Questi modelli possono essere utili per creare circolari, comunicazioni oppure documenti quali mandati di locazione, ecc.
• Finestra di emissione documenti in gruppo da cui decidere, per ogni singolo documento prodotto, se stampare, inviare via email oppure se inviare per via postale o fax con i servizi di postalizzazione. Questa finestra viene utilizzata ad esempio nell'emissione delle fatture, nelle notifiche d'aggiornamento ISTAT, solleciti di pagamento, ecc.
• Nella scheda allegati delle rate si possono aggiungere dei documenti PDF che verranno aggiunti in automatico alle email di invio dei bollettini. Utile per allegare quietanze o consuntivi relativi agli importi del bollettino.
• Stampa di tutti i dati delle unità immobiliari in versione completa o ridotta. Quest'ultima è utile come presentazione dell'unità quando si vuole dare in affitto o vendita. Questo tipo di stampa, come anche i bollettini, è interamente personalizzabili.
• Stampa di tutti i dati delle locazioni in versione completa o ridotta senza le rate e i pagamenti. Questo tipo di stampa, come anche i bollettini, è interamente personalizzabili.
• Stampa di buste personalizzabili a partire dalle diverse anagrafiche.

• Fatturazione per conto dei locatori. Sono le fatture fatte per conto di società immobiliari, che hanno una loro numerazione indipendente e i modelli di fattura possono essere personalizzati per locatore.
  • Fatture sui pagamenti o sulle rate, con o senza date di competenza importi.
  • Fatturazione elettronica (formato XML da inoltrare al SDI)
  • Servizio FE-DATOS per l'inoltro/ricezione delle fatture elettroniche dall'interno del programma.
  • Gestione di più locatori (con parti di proprietà diverse) e più conduttori (con parti di conduzione diverse).
  • Possibilità di fare fatturazione bimestrale o trimestrale su rate di pagamento mensili.
  • Possibilità di creare rami di fatturazione separata per diversi criteri: affitti con/senza IVA, abitativi, fatturazione elettronica, note di credito, sublocazione, ecc.
  • Salvataggio delle fatture come allegati dei locatori
  • Personalizzazione per locatore dei numeri di fattura
  • Elenco delle fatture stampate con possibilità di ristampa.
  • Esportazioni dei dati di fatturazione in Excel
    
    Personalizzazione con modelli specifici per locatore. Per esempio si possono avere dei modelli di fattura specifici per ogni locatore.
• Fatturazione propria
  • Fatture per le mediazioni, con la possibilità di aggiungere le spese di registrazione contratto
  • Fatture per le competenze di gestione in fase di rendicontazione ai locatori
  • Fatturazione elettronica (formato XML da inoltrare al SDI)
  • Servizio FE-DATOS per l'inoltro/ricezione delle fatture elettroniche dall'interno del programma.
  • Gestione delle diverse ritenute (20%, 23% sul 50%, ecc.) e dell'eventuale rivalsa di cassa previdenziale
  • Salvataggio delle fatture
  • Personalizzazione dei numeri di fattura
  • Elenco delle fatture stampate con possibilità di ristampa
  • Esportazioni dei dati di fatturazione in Excel

• Stampa delle ricevute sui pagamenti ma anche anticipatamente sulle rate.
• Personalizzazione del modello generale e possibilità di creare dei modelli per i singoli locatori.
• Numerazione progressiva delle ricevute: per locatore, per unità immobiliare principale o globale del gestore patrimoniale.
• Personalizzazione del formato del numero di ricevuta.
• Elenco delle ricevute stampate a livello di affitto, unità immobiliare e locatore con possibilità di ristampa.

• Elaborazione e stampa dei rendiconti ai proprietari; con la possibilità di:
  • Addebitare, come competenza di gestione, una percentuale sul canone o su tutti gli importi oppure un importo fisso su base annuale.
  • Avere più modelli di rendiconto personalizzabili dagli utenti. Esempi di rendiconto: dettagliato, tabellare, tabellare in formato lettera, compatto, ecc.
  • Calcolare le competenze di gestione su periodi diversi di quelli di rendicontazione.
  • Emissione di fattura per le competenze di gestione a partire dal rendiconto.
  • Inserimento dei movimenti di Prima Nota generati dal rendiconto.
  • Esportazione su file PDF del rendiconto ed eventuale invio via e-mail.
  • Nella scheda allegati del rendiconto si possono aggiungere dei documenti PDF che verranno aggiunti in automatico nell'invio, sia via email che postale, dei rendiconti. Utile per allegare quietanze o altri documenti relativi agli importi del rendiconto.
• Elaborazione e stampa del resoconto fiscale sul reddito da fabbricato per ogni locatore con l'elenco dei periodi locativi e i dati della base imponibile. Questo tipo di stampa è personalizzabile.
• Elaborazione e stampa del calcolo dell'IMU e stampa del modello F24 per il pagamento
• Elaborazione e stampa di resoconti degli importi previsti e ricavati e riepilogo di eventi/adempimenti e altre statistiche, in un determinato periodo per determinati locatori (con la possibilità di ulteriori filtri). Per la stampa si possono utilizzare dei modelli personalizzati dall'utente. Esempi: Resoconto completo, Riepilogo compatto.
• Elaborazione e stampa dei dati per gli ISA - Indici sintetici di affidabilità delle imprese immobiliari (modello WG40U).
• Elaborazione e stampa del resoconto annuale dei depositi cauzionali
• Elaborazione di resoconti di redditività con l'utilizzo di listini per locazione e/o vendita.

• Controllo visivo immediato della disponibilità degli immobili, scadenze e segnalazioni attraverso il Retino. Questo strumento può essere eseguito a livello del singolo locatore per vedere soltanto le sue unità
• Creazione e visualizzazione di Quadri Sinottici per poter vedere, su una planimetria, lo stato di occupazione e altre informazioni delle unità immobiliari. Molto utile nel caso di posti auto, box, terreni, aree di capannoni, ecc.

• Calcolo del ravvedimento per tardiva registrazione (sanzione e interessi) prima della stampa del F24 ELIDE o prima della registrazione telematica.
• Calcolo degli interessi legali sul deposito cauzionale.
• Calcolo degli interessi di mora sul mancato o ritardato pagamento
• Prima nota con tutti i movimenti contabili. I movimenti possono essere stampati o esportati in Excel.
• Scheda Allegati per tenere qualunque file (foto, documento, ecc.) relativo all'immobile, all'affitto o ai soggetti (conduttori, locatori, fornitori). Nella scheda Allegati della locazione vengono copiati i diversi documenti stampati (es. avvisi di pagamento, notifica d'aggiornamento ISTAT, ecc.).
  
  Pulsante Scansione per fare la scansione e la registrazione immediata come allegato PDF multi pagina di qualunque documento (es: invece di fare la fotocopia della carta d'identità di un conduttore si può fare la scansione e tenerla come allegato del conduttore, la scansione del contratto se state inserendo una locazione in corso, ecc.).
  
  Pulsante per l'invio dei documenti via fax, posta prioritaria o raccomandata attraverso i servizi di postalizzazione.
• Elaborazione d'ordini di pagamento per le locazioni passive.
  
• Gestione degli impianti delle unità immobiliari con i relativi servizi di manutenzione, collaudo, ecc. È possibile impostare dei promemoria per la scadenza di questi appuntamenti.
• Gestione delle pratiche legali, associate e non, a immobili e/o affitti

• Funzionamento in rete condiviso tra più utenti.
• Funzione di archiviazione di affitti chiusi o non più in gestione con possibilità di ri-aprirli in solo lettura.
• Registrazione manuale o importazioni delle fatture fornitori in formato di fattura elettronica XML
• Gestione utenti con password per proteggere i dati personali ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Per ogni utente possono essere definiti i tipi di operazioni che possono svolgere (aggiornamenti Istat, pagamenti, ecc.) o soggetti che possono modificare (locazioni, immobili, ecc.).
• Importazione delle anagrafiche e delle gestioni condominiali dal software DANEA - DOMUSTUDIO, con conguaglio automatico sulle spese addebitate ai conduttori insieme alle rate di canone.
• Possibilità di importare da altri gestionali (es: D&D WStabi) . Contattateci per darvi una stima di fattibilità ed eventuali costi.
• Esportazione nel formato iCalendar (.ICS) delle scadenze d'aggiornamento ISTAT, annualità e proroghe e fine locazione.
• Importazione ed esportazione in formato vCard (estensione .vcf) di tutti i soggetti presenti nelle diverse anagrafiche: Locatori, Conduttori e Fornitori. Questo formato standard viene utilizzato dai più diffusi programmi con rubrica (es. Outlook, Thunderbird, Contatti di Windows e di macOS, Google Contacts, ecc.).
• Possibilità, soggetta a preventivo, di creare procedure per l'esportazione dei dati contabili o l'importazione dei pagamenti fatti. Attualmente abbiamo delle procedure pronte, soggette comunque a preventivo a parte, per TeamSystem Suite Multi Redditi, Buffetti eBridge, Zucchetti Omnia, Zucchetti AdHoc Revolution e Apogeo Magix.
• Assistenza remota sul programma con il servizio di teleassistenza.
• Aggiornamenti automatici.
• Eseguibile da chiave USB senza bisogno di installare del software aggiuntivo sui PC.