Fatturazione elettronica

Le fatture emesse a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia devono essere emesse sotto forma di FATTURA ELETTRONICA. L’obbligo, in vigore dal 1° gennaio 2019, dal 1° gennaio 2024 riguarda anche i contribuenti in regime forfettario e in regime di vantaggio. Restano esclusi solo alcuni casi particolari previsti dalla normativa (ad esempio le prestazioni sanitarie nei confronti delle persone fisiche).

La fattura elettronica non è altro che un file XML, compilato secondo le specifiche fornite dall’Agenzia delle Entrate, con tutti i dati che normalmente si trovano nella fattura cartacea. Questo file deve essere inoltrato tramite PEC, Sito web, App, Web services o FTP al Sistema di Interscambio (SDI).

La prima premessa è che IL MODO DI EMISSIONE DELLE FATTURE NEL PROGRAMMA E’ IL MEDESIMO. Cioè i pulsanti da premere o spuntare per poter “stampare” una fattura sono gli stessi di prima.

Anziché generare un file Word (o OpenOffice), il compito di DATOS Gestione Affitti in questo ambito è di generare un file XML conforme da inoltrare al SDI. Se la data fattura è uguale o successiva al 1/1/2019 allora viene generata la fattura elettronica anziché quella cartacea.

Se il conduttore ha un “codice destinatario” allora viene inserito nel campo evidenziato, altrimenti si inseriscono 0000000 (7 zeri – cliccando sulla scritta sottolineata “Codice destinatario”) e si indica un eventuale indirizzo PEC in modo tale che il SDI invii la fattura al destinatario. Nel caso il destinatario non abbia un codice destinatario o una PEC, oppure fallisca l’invio da parte del SDI allora l’Agenzia delle Entrate consiglia di inoltrare voi la fattura al destinatario.

Se il campo codice destinatario non è valorizzato, il programma può mostrare il seguente avviso: la fattura è comunque valida, perché viene inserito automaticamente 0000000.

Tenete con inoltre che la seguente opzione di tipo emissione fattura (Una soltanto intestata a tutti i conduttori) rimarrà per ragioni storiche e di stampa della fattura cartacea ma non ha alcun senso per la fattura elettronica, in quanto le specifiche impediscono di inserire più di un Cessionario/Committente.

Altre informazioni utili, legate all’affitto, per la produzione della fattura elettronica le trovate nella seguente scheda:

Nel campo note “Addizionali in Fatt. Elett.“, oltre a quello già esistente “Fatture/Ricevute/avvisi” potete inserire delle note o informazioni che genereranno, nella fattura elettronica, delle righe di dettaglio (con importi a zero) aventi le descrizioni inserite. I pulsanti sopra il campo note serve ad inserire nel campo delle informazioni già pronte prese dall’affitto. Nell’esempio di sopra la fattura elettronica verrà generata con la prima riga di dettaglio contenente le note:

A proposito di diciture, quella del BOLLO non è più necessaria in quanto nel file XML c’è un campo qualificato per l’importo dell’eventuale bollo in fattura e che il programma valorizza in automatico. L’imposta di bollo dovuta sulle fatture elettroniche si versa trimestralmente con il modello F24, sulla base dell’importo che l’Agenzia delle Entrate calcola e mette a disposizione nel proprio portale. La finestra di emissione non conterrà più un file Word (o OpenOffice) ma la dicitura “Fattura elettronica – XML – SDI”.

Facendo doppio click sulle righe vi verrà aperta una finestra con il contenuto del file XML – SDI che dovrà essere inoltrato all’Agenzia delle Entrate.

Premendo il pulsante Emetti (come si faceva anche prima) viene aperta una sottocartella della sottocartella SDI della cartella del programma, il cui nome è la data d’emissione. All’interno troverete tutti file generati in quella data. Il programma raggrupperà le fatture per locatori in file ZIP che rispettano la convenzioni dei nomi per la fatturazione elettronica. In questo modo basterà inoltrare il file ZIP per emettere presso il SDI tutte le sue fatture che si trovano all’interno. NOME DEI FILE: chiariamo che come da specifiche tecniche del SDI, il nome dei file deve rispettare determinati criteri ed essere univoci. Per questa ragione viene gestito da noi per garantire ciò. Quindi NON modificate il nome e NON chiedeteci di applicare altri criteri di numerazione.

Se non volete il raggruppamento in file ZIP, potete spuntare la seguente opzione delle Impostazioni.

Le fatture elettroniche emesse finiscono poi nella seguente scheda dello Scadenzario con lo stato “Da inoltrare”. In questo modo non perdete traccia dell’inoltro al SDI.

Per l'inoltro della fattura al SDI potete optare per il nostro servizio a pagamento FE-DATOS oppure inoltrando voi stessi il file XML della fattura attraverso il sito dell'Agenzia delle Entrate od un intermediario. Il servizio di fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate permette benissimo di inoltrare, sia i singoli file XML sia i file ZIP generati da noi con le fatture raggruppate. La conservazione sostitutiva è un servizio gratuito del sito dell’Agenzia delle Entrate (da richiedere).

Una volta inoltrata al SDI allora potete cambiare lo stato e le note, anche in gruppo, con l’apposito pulsante. Le fatture spariscono da questa scheda soltanto quando lo stato sarà uno dei due evidenziati.

Se dovete stampare, od inviare, una copia proforma della fattura allora utilizzate il pulsante Stampa. Questo pulsante stampa le fatture con gli stessi modelli e le stesse modalità di prima.

Per cambiare la dicitura in alto (es: “Fattura Proforma“, “Fattura proforma – segue fattura elettronica“, “Nota di credito proforma“, ecc.) dovete cambiare sia i testi dell’Impostazioni generali sia il titolo del documento nei rami di fatturazione dei singoli locatori.

Il pulsante Apri XML – SDI apre la finestra di visualizzazione della fattura selezionata. Nella quale potete aprire il percorso originale della fattura; cioè sotto gli allegati del locatore (sottocartella anno fiscale della sottocartella Fatture).

Il pulsante Apri cartella SDI, apre la cartella più recente in cui sono stati emessi dei file XML.

L’elenco delle fatture rimane come prima ma con l’aggiunta di una sezione dedicata alla fattura elettronica.

Il pulsante F.E. in file ZIP vi premette di raggruppare per locatore, in file ZIP, tutte le fatture selezionate. Alla fine del processo viene aperta la cartella SDI dove sono stati depositati i file. Questa funzionalità è molto utile nel caso di fatturazione sui pagamenti; per cui il raggruppamento può avvenire solo dopo la singola emissione delle fatture per effetto dell’aggiunta del pagamento.

Il file Esporta in PDF funziona anche con le fatture elettroniche producendo, come prima, dei singoli PDF della stampa cartacea delle fatture.

Il Sistema di Interscambio prevede anche l’esistenza di intermediari che fanno l’inoltro, la firma digitale (non obbligatoria), la conservazione sostitutiva e che tengono traccia dello stato presso il SDI. Esempi di intermediari sono: Aruba con DocFly Fatturazione Elettronica, Teamsystem con Agyo, ecc.